Dziś parę słów o zagadnieniu niezwykle istotnym z punktu widzenia przystąpienia Twojej oferty złożonej w ramach postępowania konkursowego do części niejawnej tego konkursu, mianowicie o kontroli oferenta.
Jeżeli mówię o kontroli oferenta, to mam tu na myśli etap już po otwarciu ofert, a jeszcze przed ogłoszeniem o zaproszeniu na negocjacje. Zatem przeszedłeś już szczęśliwie sytuację warunkujące pozostawienie oferty bez rozpoznania, jak również sytuacje, które prima facie rodziłby konieczność odrzucenie oferty.
Z mojego doświadczenia wynika, że to już naprawdę coś. Duża sprawa. Gratuluję !
Ale droga przystąpienia oferty do części niejawnej konkursu ofert jeszcze daleka i najeżona przeciwnościami, które mogą Twoją ofertę – mówiąc przysłowiowo – wysadzić w powietrze.
Jednym z takich elementów jest kontrola oferenta, której wynik może doprowadzić do odrzucenia oferty.
Aby przystępnie przedstawić węzłowe zagadnienia kontroli, pozwoliłem sobie ująć je w formie odpowiedzi na najczęściej zadawane mi przez oferentów pytania. Zatem:
Czy Oddział Funduszu ma prawo do kontrolowania mnie ?
Tak, ma takie prawo. Podstawą kontroli jest § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie sposobu ogłaszania o postępowaniu w sprawie zawarcia umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej przez Narodowy Fundusz Zdrowia, zapraszania do udziału w rokowaniach, składania ofert, powoływania i odwoływania komisji konkursowej oraz jej zadań (Dz. U. Nr 273, poz. 2719), który stanowi, iż Komisja konkursowa ma prawo przeprowadzenia kontroli świadczeniodawcy ubiegającego się o zawarcie umowy w celu potwierdzenia prawdziwości i prawidłowości danych zawartych w ofercie, a także zażądać dostarczenia dokumentów potwierdzających dane i informacje przekazane w toku postępowania przez świadczeniodawcę ubiegającego się o zawarcie umowy.
Kto konkretnie przeprowadza kontrolę? Cała Komisja?
Nie. Kontrolę przeprowadza jeden z zespołów danej komisji, najczęściej dwuosobowy.
Zgodnie z § 8 Załącznika do uchwały Nr 36/2005/1 Rady Narodowego Funduszu Zdrowia z dnia 4 października 2005 r. dot. „Regulaminu pracy komisji prowadzącej postępowanie w sprawie zawarcia umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej„.
Przewodniczący może powoływać i odwoływać spośród członków komisji zespoły do realizacji określonych zadań, ustalając równocześnie ich skład oraz wyznaczając kierownika zespołu. Do zadań zespołu może należeć w szczególności przeprowadzenie kontroli oferenta.
Czy kontrola oferenta jest kontrolą przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej?
Nie. Kontrola przeprowadzona w ramach toczącego się postępowania konkursowego nie ma charakteru kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, ale zmierza do potwierdzenia spełniania przez oferenta stawianych wymagań i oceny złożonej oferty.
Jakie skutki ma fakt, że kontrola oferenta nie jest kontrolą przedsiębiorcy opisaną w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej?
Kolosalne, gdyż:
- Nie ma prawnego obowiązku zawiadamiania oferenta o zamiarze jego kontroli. Zasadą jest, że Oddział Funduszu informuje o kontroli, ale wynika to bardziej z przyczyn organizacyjnych (odwołanie części wizyt pacjentów, zgromadzenie dokumentów będących podstawą dla wpisów w ofercie, przybycie osoby upoważnionej do miejsca kontrolowanego), niż z przepisu prawa. Zespół komisja nie przedstawia również zawiadomienia o kontroli, gdyż takiego dokumentu po prostu się nie wydaje.
- Członkowie Komisji konkursowej powinni wylegitymować się upoważnieniami wystawionymi przez Przewodniczącego Komisji.
- Zespół komisji dokonującej kontroli nie ma obowiązku informowania podmiotu kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach.
- Zespół komisji dokonującej kontroli nie ma obowiązku dokonywania kontroli w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego;
- Zespół Komisji nie ma obowiązku odnotowywać kontroli w Książce Kontroli przedsiębiorcy-oferenta.
- Zakaz dotyczący równoczesnego podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy-oferenta nie obowiązuje. Oznacza, to że w czasie kontroli przez Zespół komisji, oferent może mieć kontrolę innego uprawionego podmiotu np. Urzędu Skarbowego, Sanepidu, GIODO, co nie będzie stanowiło podstawy do odstąpienia od czynności przez Komisję.
- Przepisy o maksymalnym czasie trwania wszystkich kontroli w roku kalendarzowym nie znajdują zastosowania przy kontroli Zespołu. Oznacza to, że jeżeli np. oferent jest mikroprzedsiębiorcą i w danym roku kalendarzowym czas trwania wszystkich kontroli wyniósł 12 dni roboczych, to Zespół komisji ma prawo skontrolować przedsiębiorcę – oferenta pomimo tego.
- Oferentowi nie służą środki zaskarżenia czynności kontrolnych Zespołu komisji. Oferent nie może wnieść np. sprzeciwu, który powodowałby wstrzymanie czynności kontrolnych. Brak jest możliwości wnoszenia również zażaleń.
Czy Komisja konkursowa może skontrolować oferenta, który zrealizuje jeszcze umowę o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (oferent będący świadczeniodawcą), „przy okazji” kontroli związanej z ofertą w ramach konkursu na kolejny okres?
Nie. Komisja konkursowa nie ma uprawnień do kontroli oferenta, który jednocześnie realizuje jeszcze umowę o udzielanie świadczeń. Często bowiem zdarza się tak, że Świadczeniodawca staruje w kolejnym konkursie ofert. Wówczas, kontrola Zespołu komisji dotyczyć może wyłącznie danych zawartych w ofercie, nie zaś realizacji umowy już wykonywanej.
Zakres, tryb i czynności kontroli realizacji wykonywanej już umowy określa art. 64 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, która to kontrola wykonywana jest w oparciu o przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Co jest przedmiotem kontroli?
Zasadniczo wszystko to, co było podstawą dla sporządzenia oferty. Tak w skrócie.
A w rozwinięciu kontrolą objęty jest przede wszystkim lokal, jako całość. Chodzi o to, czy spełnia on wymagania określone w przepisach Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 26 czerwca 2012 r. w sprawie szczegółowych wymagań, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą.
W drugiej kolejności sprawdzane jest czy miejsce, które określono, jako miejsce wykonywania świadczeń, posiada udogodnienia dla niepełnosprawnych, jeżeli wskazano je w ofercie. Zatem czy posiada pochylnie dla niepełnosprawnych, dźwigi etc, jak również czy te urządzenia są sprawne. Jeżeli idzie o niepełnosprawnych, to kontroli polega również toaleta w zakresie jej przystosowania dla potrzeb takich osób.
Dalej musisz się wylegitymować decyzjami Powiatowego Inspektora Sanitarnego o spełnianiu wymagań dla pomieszczeń podmiotu leczniczego. Bezwzględnie stroną decyzji musi być oferent.
Jeżeli jesteś podmiotem leczniczym, powinieneś również posiadać Zaświadczenie o wpisie do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą, wydanym przez właściwego Wojewodę. Zaświadczenie można pobrać online.
Następnie Zespół komisji będzie oczekiwał od Ciebie prawa do lokalu (własność, umowa najmu, umowa podnajmu, umowa użyczenia).
Zespół Komisji poprosi także o przedstawienie dokumentów potwierdzających kwalifikację personelu zgłoszonego do oferty. W tym celu powinieneś przygotować kserokopię prawa wykonywania zawodu lekarzy zgłoszonych do oferty (kserokopia winna obejmować wszystkie zapisane strony dokumentu, potwierdzone za zgodność przez Ciebie z podpisem i podaniem daty oraz miejscowości potwierdzenia). Musisz również przygotować kserokopię dokumentacji potwierdzającej kwalifikacje pomocniczego personelu medycznego (pomocy stomatologicznych, higienistek etc.).
Następnym elementem jest przedstawienie przez Ciebie tzw. paszportów technicznych urządzeń wykazanych w ofercie. Zespół Komisji kontroluje w zasadzie paszporty techniczne potencjału, który jest punktowany, tj. fotel stomatologiczny, lampa polimeryzacyjna, endometr, skaler oraz mieszalnik (wytrząsarkę do amalgamatu). W tym punkcie sprawdzany jest aktualny przegląd oraz numery seryjne urządzenia nań widniejące z numerami wskazanymi w ofercie i w paszporcie.
Czy Zespół komisji ma prawo wykonywać dokumentację fotograficzną podczas kontroli?
Nie, zasadniczo Zespół komisji nie może wykonywać dokumentacji fotograficznej podczas kontroli oferenta. Jeżeli natomiast Zespół uzyska zgodę podmiotu kontrolowanego na wykonywanie fotografii wówczas dokumentacja fotograficzna jest w pełni legalna i stanowi w istocie załącznik do protokołu kontroli.
Czy muszę wyrazić zgodę na wykonywanie dokumentacji fotograficznej podczas kontroli?
Nie. Zgoda jest dobrowolna i zależy wyłącznie od uznania oferenta. Zespół komisji nie może takiej zgody wymuszać, ani wymagać jej od oferenta. Tym bardziej brak jest jakichkolwiek podstaw prawnych dla negatywnych konsekwencji w razie braku takiej zgody.
Osobiście rekomenduje Ci wyrażenie zgody. Dlaczego?
Pierwsza zasada. Nie drażnij lwa. Jeżeli nie wyrazisz zgody to Zespół komisji zmuszony będzie wszystko opisać w protokole. Wówczas kontrola potrwa nie godzinę, a mniej więcej trzy i członkowie Zespołu wpadną w furię.
Dwa. Wykonane zdjęcia zastępują opis Zespołu komisji i stanowią integralną część protokołu. Nie są upubliczniane, przekazywane i przetwarzane, zatem nie uzasadnionego powodu odmowy wyrażenia zgody na wykonywanie fotografii.
Czym kończy się kontrola?
Przebieg całej kontroli, jej zakres, wszelkie czynności oraz wynik znajdują swoje odzwierciedlenie w protokole kontroli. Wspomniany protokół jest jedynym dokumentem potwierdzającym okoliczności i fakty mające miejsce w trakcie kontroli. Jest również miejscem do składania wyjaśnień przez oferenta lub podejmowania zobowiązań np. w zakresie uzupełnienia niezbędnej dokumentacji, którą oferent nie dysponował w trakcie kontroli, a której posiadanie jest jego obowiązkiem.
Protokół kontroli podlega podpisaniu zarówno przez członków Zespołu oraz oferenta. Oferent, jeżeli nie godzi się z treścią protokołu może odmówić jego podpisu motywując przyczyny i powody odmowy.
Protokół wraz z załącznikami stanowi dokumentację ofertową.
I już na zupełne zakończenie, pytanie które pada niemal zawsze
Czy mam się spodziewać kontroli?
I tak i nie. Jeżeli jesteś nowym podmiotem, tj. takim który nie wykonywał jeszcze umowy i nie był Świadczeniodawcą, zasadniczo powinieneś spodziewać się kontroli przez Zespół komisji.
Jeżeli zaś wykonujesz umowę i startujesz do kolejnego konkursu wówczas prawdopodobieństwo kontroli jest małe, choć również oferenci będący Świadczeniodawcami się kontrolowania. W prawdzie liczba takich kontroli jest duża niższa niż kontroli nowych podmiotów, to jednak nie można powiedzieć, że jest znikoma.
***
Mam nadzieję, że udało mi się rozwiać część wątpliwości związanych z kontrolą Twojej osoby, jako oferenta w konkursie ofert. Napisz mi proszę, jeżeli tylko chcesz, czy forma wpisu i przekazu informacji jest dla Ciebie przejrzysta oraz pomocna. Jeżeli zaś nie, to daj mi znać, co powinienem zmienić, aby przekazał był lepszy.
Z najlepszymi życzeniami !
Do usłyszenia !
czy jako świadczeniodawca w jednym miejscu wykonywania świadczeń mogę wystąpic do tego samego oddziału NFZ o kontrakt w innym mieście.
Witam serdecznie Panie Arkadiuszu,
Przez przypadek trafiłem na Pańskiego bloga i mam wrażenie, że jest to jedno z nielicznych miejsc, gdzie można znaleźć konkretne informacje. Mam jednak pytanie dotyczące punktu:
„Co jest przedmiotem kontroli?”
W naszym przypadku w trakcie konkursu NFZ w 2018 r. w Wielkopolsce na rehabilitację leczniczą w zakresie fizjoterapii ambulatoryjnej komisja totalnie zignorowała w trakcie kontroli u drugiego oferenta kwestie, które zgłosiliśmy do protokołu na otwarciu ofert. Były to zagadnienia związane z warunkami wymaganymi a dotyczące dojść i dojazdów do budynku, w którym świadczone miały być usługi. Uchybienia dotyczyły przede wszystkim: podjazdu dla niepełnosprawnych (procent nachylenia 13% zamiast ustawowych 6%), zbyt wysokie stopnie schodów (nawet 22cm zamiast ustawowych 15cm), itd. W odwołaniu od niekorzystnego dla nas rozstrzygnięcia poruszyliśmy ponownie te kwestie. Niestety Dyrektor NFZ uznał, że dokumentacja przedstawiona przez drugiego oferenta tzn. decyzja Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Poznaniu z 2011 oraz pozwolenie na użytkowanie lokalu z 2010 roku potwierdzają w sposób niebudzący wątpliwości spełnienie wymagań określonych w załączniku nr 1 do Rozporządzenia MZ z dnia 6 listopada 2013. I dalej – rolą komisji nie jest kwestionowanie prawdziwości i prawidłowości ustaleń dokonanych przez inne uprawnione do tego organy. Działanie przeciwne ponad wszelką wątpliwość wykraczałoby poza kompetencje komisji konkursowej. Trudno się zgodzić z takim twierdzeniem, ponieważ stan faktyczny (w chwili złożenia oferty) znacząco różnił się od stanu, jaki najprawdopodobniej był w 8 lat temu. Nasze dowody z dokumentacją zdjęciową i wyliczeniami, dotyczące bieżącego stanu nie miały szans w zderzeniu z dokumentami, jakie przedstawił drugi oferent. Tu rodzi się pytanie – czy faktycznie Dyrektor NFZ mając ewidentne dowody na niespełnianie warunków wymaganych (w tym dodatkowo dokumentacja fotograficzna wyprodukowana przez komisję konkursową) mógł zasłonić się brakiem kompetencji do oceny stanu faktycznego i zdecydować o podpisaniu umowy z podmiotem, który nie spełnia tych wymagań? W tej chwili jesteśmy na etapie oczekiwania na decyzję w drugiej instancji odwoławczej i do odwołania dołączyliśmy opinię rzeczoznawcy. Obawiamy się, że i te argumenty nie trafią do NFZu i sprawa skończy się w sądzie. Czy ma Pan jakieś sugestie, pomysły co w tej sytuacji możemy jeszcze zrobić?